Gemeente Zonder Gemeentehuis: digitaliseringskansen voor elk lokaal bestuur

De subsidieoproep ‘Gemeente zonder gemeentehuis’ richt zich tot lokale besturen en heeft als doel de digitale maturiteit van de lokale dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. De Vlaamse Overheid formuleert drie type oproepen die het komende jaar meerdere keren worden herhaald:

De oproepen hebben inhoudelijk betrekking op één of meerdere van volgende thema’s:

• Innovatieve dienstverlening;
• De werkplek van de toekomst;
• Digitale democratie.

De oproepen ontleed

Om de digitale transformatie te versnellen heeft de Vlaamse Overheid drie type oproepen geformuleerd:

• Oproepen voor Innovatieve concepten: in de vorm van conceptsubsidies die gebruikt worden voor deskundige begeleiding bij het ontwerp van een ICT- veranderingstraject, de uitwerking van een proof of concept, prototype of experiment, of een behoefteanalyse. Binnen deze begeleiding kan ook ingezet worden op het definiëren van standaarden, waarop toekomstige ontwikkelingen kunnen
• Oproepen voor Thematische projecten: dit type van oproepen onderzoekt de innovatiemogelijkheden binnen een afgebakende cluster van processen of omvat een afgebakende focus binnen één van de thema’s.
• Oproepen voor Transformatieprojecten: dit type van oproepen mikt op transformatieprojecten waarbij simultaan grootschalige veranderingen worden doorgevoerd aan de werkprocessen, de structuur, de ICT-systemen en datahuishouding van een omvattend aantal processen.

De oproepen komen op verschillende momenten terug.

Als u interesse heeft om in te dienen, is het belangrijk om rekening te houden met het feit dat de Vlaamse Overheid alle aanvragen een score geeft en ze vervolgens rangschikt van hoog naar laag. De middelen worden dan verdeeld onder de hoogste gescoorde projecten tot de beschikbare middelen per oproep zijn uitgeput. Dit betekent dat u een kwalitatief hoogwaardig dossier moet indienen, waarbij u tenminste rekening houdt met het volgende:

• Uw project heeft niet alleen oog voor digitaliseringsprocessen, maar heeft een sterke focus op gebruiksgerichtheid, e-inclusie en de (maatschappelijke) meerwaarde.
• Om de schaalbaarheid van projecten te verhogen, is het belangrijk om niet alleen vanuit uw individuele nood te vertrekken, maar partnerschappen aan te gaan. Dit partnerschap kan bestaan uit een aantal lokale besturen, eventueel in de vorm van een intercommunale, met entiteiten van de Vlaamse Overheid of in de vorm van onderaannemers wanneer het kennisinstellingen of bedrijven betreft. Deze samenwerkingen kunnen leiden tot het uitbreiden van werkingsgebieden, de ontwikkeling van een gedeelde backoffice, of zelfs fuseren in (sub)regionaal verband. U kunt ook samenwerken met entiteiten van de Vlaamse overheid om bijvoorbeeld de interoperabiliteit te versterken en dubbel beheer van gegevens tegen te gaan.
• De bedoeling is niet om opnieuw het wiel uit te vinden, maar op een creatieve manier bestaande methodieken en systemen te integreren. U wordt wel sterk aangemoedigd om niet enkel bestaande processen te digitaliseren maar om een echte digitale transformatie op te zetten, waarbij u processen weet te vereenvoudigen of onderdelen af te schaffen.

Inhoudelijk moeten de projecten zich richten op één van onderstaande drie thema’s:.

• Innovatieve dienstverlening: projecten rondt dit thema hebben betrekking op gemeentelijke dienstverlening: het ontwikkelen van plaatsonafhankelijke dienstverlening, of proactieve, gepersonaliseerde en oplossingsgerichte processen om burgers diensten voor te stellen en automatisch steunmaatregelen toe te kennen.
• Digitale democratie. De focus ligt hier op innovatieve trajecten die vernieuwende praktijken neerzetten op het vlak van e-participatie. Het begrip “participatie” wordt daarbij breed geïnterpreteerd en kan gaan om informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren, en (mee)beslissen. Ook de besturende of (management)processen vallen binnen dit thema.
• De werkplek van de toekomst: De klemtoon ligt hier op projecten rond de herinrichting van de werkplek en heeft betrekking op de interne processen (ICT) die in relatie (kunnen) staan tot de burger (tijds- en plaatsonafhankelijk werken).

Meer informatie

Meer informatie over de procedure en over de oproepen vind je terug op de website van de subsidiemanager.